La Importancia de los Diferentes Tipos de Eventos y sus Objetivos.
Existen muchos tipos de eventos, que podríamos catalogar, de acuerdo a sus objetivos y que determinarán las prioridades, que debemos consideras, en el momento de realizarlo, como: Los eventos también se clasifican en internos y externos, de acuerdo a público al que van dirigidos. Los internos convocan a un público estrechamente vinculado con la promoción del evento y los externos son los dirigidos al público no vinculado directamente al mismo. Además de catalogar un evento por su objetivo, el tamaño se divide por tamaño: Mini Eventos: 15 a 45 personas Eventos Pequeños: de 50 a 250 asistentes Evento Mediano: de 250 a 500 asistentes Evento Grande: de 500 a 2000 asistentes Evento Masivo: más de 2000 asistentes Es importante mencionar que establecer el tipo de evento a realizar y priorizar los aspectos más importantes, que garanticen el éxito del mismo. Supongamos que un evento educativo, tiene una decoración o temática impresionante, pero el servicio de audio y video, simplemente es ineficiente, la gente no escucho, no pudo leer las pantallas, el objetivo principal, por más impresionante que sea la decoración, simplemente no se cumplió y, al contrario, a lo que se esperaba, la atención se la llevo la ambientación, por lo que su propósito, paso de largo. Por ello es muy importancia de establecer o fijar los objetivos de un evento, supongamos que se trata de una boda, ¿qué esperan de la fiesta los novios?, ¿que los invitados la recuerden, por qué fue muy divertida, elegante, la entrada de los novios, la comida? Que desean comunicar y como les gustaría lograrlo, ¿tienen alguna idea en particular? Es en esto donde la experiencia del organizador de eventos y su asesoría, sirve para apoyar al cliente, creando conceptos o estrategias, para conseguirlo, por lo que el organizador debe tener una comunicación e intercambiar información, muy clara y precisa con los clientes, a quienes debe preguntar, desde el inicio, la ideas, necesidades, temática y expectativas, que tiene para su evento, por más obvio que parezca, esto siempre se debe tener presente, para evitar malentendidos , además de establecer, la viabilidad de las ideas del cliente, antes de comprometerse a realizarlas. Algo tan sencillo como que el cliente quiera juegos artificiales, en un espacio donde no esté permitido o no sea seguro; quizás el cliente esté esperando una iluminación eléctrica, en una fuente, alberca, que pudiera significar un riesgo para sus invitados, en este momento el organizador, tiene que brindar opciones, asesoría, ideas creativas y FUNCIONALES, que satisfagan a su cliente. Por ello es que muchos organizadores, a pesar de tener la experiencia para realizar diferentes tipos de eventos, se especializa específicamente en un sector, para cumplir a detalle, con las expectativas de su cliente o como algunas agencias donde sus servicios incluyen, personal especializado en los diferentes tipos de eventos. Claro que existen generalidades que se toman en cuenta para todos los eventos, como presupuestos, venus, concepto, pero el tipo de evento y sus objetivos, son aspectos únicos del cliente que no se deben olvidar. La labor del organizador de eventos es aterrizar las expectativas del cliente, en un evento, de forma realista, clara, que cumplan con sus necesidades. No es lo mismo ir puliendo las ideas, conforme se presentan las diferentes opciones de alimentos, entretenimiento, happenings, venues, al cliente, a tener que resolver una crisis, por prometer cosas que ponen en riesgo el evento o que al término de tu evento el objetivo de evento, no se cumpla, porque no se establecieron desde un principio. Por ello, es aconsejable solicitar al organizador de eventos su experiencia en eventos, ¿qué tipo de eventos realiza? ¿Tiene proveedores para el tipo de evento que se le solicitó? Recuerda, los eventos tienen generalidades como las que ya hemos mencionado, pero sus objetivos establecerán sus prioridades. ESTABLECE TU OBJETIVO Y ALREDEDOR DEL MISMO, CUBRE SUS NECESIDADES, CREA LA ESTRATEGIA Y CONCEPTO, esto hará un éxito del evento, evitarás, momentos de crisis y estrés. Vanezza Zita Cabrera Montes de Oca Relacionista Pública Mexicana con más de 15 años de experiencia representando marcas líderes globales y nacionales.
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