La Producción de Eventos de éxito requiere una planificación eficaz y organizada durante las cinco etapas de la producción, incluidas la preproducción, la producción, la posproducción, la evaluación y el seguimiento. ¡Al seguir los pasos y tomarse el tiempo para perfeccionar cada detalle, puedes asegurarte de que tu evento se desarrolle sin problemas y sea un éxito!
Preproducción: preparación e investigación
Durante la etapa de preproducción, la investigación y la preparación son claves. Aquí es cuando quieras decidir sobre un tema, elegir una locación adecuada, identificar los recursos necesarios para el evento, determinar el presupuesto y crear un plan de producción general.
Este paso a menudo se pasa por alto, pero es importante tener en cuenta cada elemento a medida que avanzas en el proceso de planificación. No tomarte el tiempo para prepararte puede generar costos inesperados o dificultades imprevistas que pueden surgir a medida que se comienza a ejecutar tu evento. Para ello puedes seguir esta checklist:
- Antes que nada, tienes que definir los objetivos del evento. Antes de empezar a hacer ningún tipo de investigación, debes tener bien claros los propósitos y objetivos del evento. Ello te va a ayudar a estar centrado y determinar que tipo de información y recursos necesitas recopilar.
- Investiga a tu Audiencia objetivo. Es importante entender los datos demográficos y los intereses de la audiencia objetivo del evento
- Investiga otros eventos similares que se hayan hecho con anterioridad, e identifica lo que funcionó bien y descarta lo que no.
- Selecciona una locación o venue considerando la zona geográfica, las comodidades y accesibilidad del mismo.
- Desarrolla un presupuesto estimando los costos del evento, e identificando los potenciales puntos de financiación.
- Si el evento se celebra en un espacio o edificio público, pide los permisos necesarios al ayuntamiento correspondiente.
- Planifica el horario del evento y programa el inicio y el final del mismo, y los diferentes acontecimientos durante todo el tiempo que dure el evento.
Es importante tener en cuenta que muchos factores, como el tamaño y el tipo de locación de tu evento, pueden cambiar las diferentes fases de preparación del evento, lo que significa que tendrás que añadir o eliminar alguno de estos pasos en función de las necesidades.
Producción: proveedores, suministros y logística
El siguiente paso en el proceso de producción de eventos es reunir todos los elementos de tu evento. Esta es la etapa en la que se busca proveedores y suministros, se contrata a los talentos, se coordina la logística, se configura el equipo audiovisual y el escenario, etc.
Establecer relaciones con los proveedores clave y con anticipación puede ayudar a garantizar productos (catering, flores, mobiliario, …) y servicios (camareros, entretenimiento, fotógrafos, …) de calidad, así como tener un plan B listo, en caso de que algún inconveniente surge durante la producción del evento.
Negociar los precios de antemano también ayuda a mantener los costos bajo control y al mismo tiempo obtener todo lo que necesitas para que tu evento sea un éxito. Durante esta fase, debes tener bajo control:
- Confirma toda la logística, incluyendo el transporte, el párquing, el equipo rentado, y que todo va a estar listo y preparado para el día del evento.
- Coordínate con los proveedores, como el catering, los floristas, camareros y fotógrafos, para asegurarte que todos entienden su trabajo y sus responsabilidades en el evento.
- Ensaya el programa con los voceros, artistas y otros participantes para asegurar que todo funciona a la perfección.
- Prepara y decora el venue, incluyendo el escenario, el equipo audiovisual, las luces, y la señalización.
- Haz pruebas de audio y sonido para asegurar que todo el equipo de micrófonos, proyectores, pantallas, etc. funcionen el día del evento.
- Crea un horario detallado del día del evento, incluida la preparación, los ensayos y el desglose, para asegurarte que todo va a ser puntual.
- Crea un plan de comunicación para los socios, inversores, participantes, proveedores y empleados durante el evento.
- Desarrolla un plan para prevenir y controlar posibles eventualidades que puedan suceder durante el evento, incluyendo situaciones y procedimientos de emergencia, y el contacto de personal clave.
- Asigna roles y responsabilidades a los empleados y voluntarios, y otros tipos de participantes, para asegurar que todo el mundo conoce lo que se espera de ellos durante el evento.
- Crea una lista de todas las tareas que necesitan realizarse antes, durante y después del evento.
Es importante recordar que la fase de producción requiere mucha atención al detalle, y que la preparación final del evento puede ser muy demandante. Es por ello que planificación, coordinación y flexibilidad son la clave para asegurar el éxito de tu evento.
Promociona el Evento: llega a tu público objetivo
Ahora que el evento ha sido planificado, ¡es hora de hacer correr la voz! La promoción es esencial, y ayuda a garantizar que tu público objetivo sepa sobre tu evento para que tenga éxito. Es por ello que te animamos a que tengas en consideración los siguientes procesos de promoción que puedes emplear para tu evento:
- Utiliza las Redes Sociales creando perfiles en las plataformas en las que tengan presencia tus potenciales asistentes.
- Crea una web dedicada a tu evento, que puede utilizarse como un hub para toda la información del evento, incluyendo detalles acerca del evento, el horario y la información de registro.
- Utiliza el Email Marketing para alcanzar a tu audiencia y promover el evento. Puedes enviar newsletters, invitaciones o actualizaciones acerca del mismo.
- Utiliza a Influencers del sector para que te ayuden a promover el evento entre sus seguidores y alcanzar así a una mayor audiencia.
- Utiliza métodos de marketing tradicional como publicidad impresa, carteles, y catálogos para promocionar tu evento.
- Ofrece incentivos a los potenciales asistentes, como descuentos a los que se registren con antelación.
- Cuando crees la web y todo el contenido online, ten en cuenta siempre técnicas SEO, para que aparezcas en los buscadores como Google.
- Crea un programa de referidos para animar a los asistentes a que traigan alguien consigo.
- Utiliza métodos offline para promover tu evento, como pueden ser eventos de networking, o las Relaciones Públicas.
Es importante recalcar que la efectividad de cada método de promoción variará dependiendo de tu evento y tu audiencia clave, así que es importante experimentar y encontrar la mejor mezcla de tácticas para tu evento.
En vivo en el evento: Celebre el éxito de su arduo trabajo
Ahora que el evento está sucediendo, ¡es hora de saborear y disfrutar de tu arduo trabajo! Esta es tu oportunidad de celebrar todos los éxitos logrados a lo largo del proceso de producción, desde la preventa hasta el seguimiento posterior al evento.
La experiencia en vivo brinda la oportunidad de conectarte más íntimamente con los invitados y crear una experiencia inolvidable. Involucrarte con los asistentes a través de actividades divertidas y características especiales puede ayudar a causar una impresión duradera en los invitados. Durante el evento:
- Asegúrate de que el venue este preparado acorde a lo planificado, y que todo el equipo funciona correctamente.
- Coordínate con todos los proveedores como catering, camareros, floristas, artistas,… para asegurarte que todos entiende sus responsabilidades y que todo está sincronizado según a tu horario.
- Recibe a los invitados y asegúrate que están registrados en la lista de invitados, y dirígelos a su área designada.
- Dirige el horario del evento y mantén la puntualidad de los voceros, los artistas y otros elementos del programa.
- Vigila el equipo audiovisual, incluyendo micrófonos, proyectores y pantallas, para asegurar que todo funciona a la perfección.
- Mantente listo y preparado para cualquier eventualidad que pueda suceder, incluyendo dificultades técnicas o cambios en el horario.
- Mantente disponible para todo tu equipo y los proveedores para guiarlos y darles el apoyo necesario para desarrollar su trabajo con éxito.
- Toma notas de los detalles del evento, aquello que ha salido mal, y todo lo que ha salido bien, y documenta todo el proceso con fotos y videos.
- Tienes que estar listo para adaptarte a cualquier tipo de cambio imprevisto que pueda surgir; mantente calmado y encuentra soluciones.
- Al cierre del evento, coordina con todo tu equipo la retirada de todo el quipo , que el espacio del venue se deja como se encontró originalmente, y agradece a los asistentes y a los proveedores.
Es importante remarcar que como responsable de la producción de eventos, o organizadora de eventos, tienes que ser organizada, proactiva, y tener unas buenas habilidades para resolver problemas, para asegurar que todo funciona como es debido, y garantizar el éxito del evento.
Cierre, Seguimiento y Reflexión posterior al evento
Después de que la emoción del evento se haya calmado, es hora de reflexionar y analizar qué funcionó y qué se podría mejorar. Esto puede variar desde recopilar comentarios de los invitados en Redes Sociales, las publicaciones de los medios de prensa (si es que fueron invitados al evento), examinar datos de emisión de boletos o revisar presupuestos.
- Ten una reunión con tu equipo para revisar el evento, discutir lo que funcionó, lo que no, e identificar áreas en las que se pueda mejorar.
- Envía notas de agradecimiento a todos los asistentes, a los trabajadores, voluntarios y proveedores, por su apoyo y participación en el evento.
- De ser posible, recopila el feedback de los asistentes, proveedores y descubre qué es lo que para ellos, funcionó bien y lo que no. Esto te va a ayudar a planificar futuros eventos.
- Compila toda la información del evento, incluyendo número de asistentes, datos financieros, y otras métricas que puedan ayudar a valorar el éxito (o fracaso) del evento.
- Haz seguimiento de los detalles que surgieron durante el evento y que permanecieron sin resolver.
- Archiva todos los documentos relacionados con el evento, incluyendo contratos, facturas,… y organízalos.
- Evalúa el presupuesto para valorar el coste del evento y si fuiste capaz de mantenerte dentro de lo presupuestado con antelación.
- Mantente en contacto con los asistentes y proveedores después del evento, y así podrás informarlos de futuros eventos y pedirles feedback.
- Archiva todas las fotos, videos y audios para tenerlos como referencia para futuros eventos.
- Realiza el monitoreo de los medios de prensa, para ver si hay menciones o publicaciones que se hagan eco del evento.
- Descansa y toma un tiempo para reflexionar sobre el evento, ya que también es importante para valorar el éxito del mismo, y cómo mejorar el siguiente evento.
Toda esta información es invaluable para la próxima vez, de modo que puedas crear una experiencia aún mejor para tus invitados. Es importante anotar que las tareas que necesitas completar después del cierre del evento, dependerán específicamente del tipo de evento que hayas organizado, así que deberás ajustar tu lista de tareas acorde al mismo.
Si por el contrario, prefieres que una agencia de organización y producción de eventos con años de experiencia, se encargue de tu evento para garantizar el éxito, contáctanos y pídenos una cotización sin compromiso.