10 Tips profesionales de la Organización de Eventos.

¡7+3 Tips Profesionales de la Organización de Eventos!

Cuando de organización de eventos se trata, estamos hablando de cualquier tipo de evento; que van desde ceremonias, fiestas, congresos, convenciones, seminarios, hasta festivales, ferias comerciales, lanzamientos de productos o servicios, ruedas de prensa, los cuales requieren de un proceso de diseño, planificación y producción.

Eventos donde tener definido el objetivo específico y su público objetivo es fundamental, ya que cualquiera que el motivo de nuestro evento, debemos estar conscientes, de ese “algo” que vamos a comunicar con el mismo.

Ya sea que sean organizados para individuos o para empresas, comunidades o asociaciones, siempre vamos a transmitir un mensaje, por ejemplo; celebrar, divulgar, presentar, intercambiar información, dar a conocer la filosofía de una empresa, sus servicios, fomentar la creación de redes, crear tráfico, publicaciones en medios etc. Lo que lo convierte en una herramienta de comunicación, que, aunque podría considerarse efímera, nos permite tener contacto directo e in intercambio entre organizadores y asistentes, de manera creativa y original, para causar un mayor impacto entre el público objetivo.

Es bien sabido que el organizador de eventos, debe contar con proveedores que le permitirán ofrecer diferentes opciones a sus clientes, en la realización de los eventos, tales como: Catering (servicios de alimentos de todo tipo, para dar un servicio completo), una amplia y variada lista de Venues (lugares como hoteles, Jardines, museos, espacios, para realizar su evento), así como decoradores, productores, floristas, técnicos, que habrán de colaborar, con el organizador, para ejecutar su propuesta de evento. Lista que se va incrementando con el tiempo y con quienes se va generando, una relación comercial e incluso de amistad.

Organizadora de Eventos

El objetivo del Evento.

¿Publicaciones en los medios? consideraste, invitarlos, contactarlos, ver que no se empalme la fecha de tu evento, con otro previamente agendado y que pueda interferir con la asistencia.

Si es una presentación de un servicio o producto, ¿ya tienen vocero, está preparado para hablar en público, dar entrevistas?

Público Objetivo al que va Dirigido.

A quien va dirigido el evento, esto es básico, quizás te suene obvio, pero existen errores garrafales, que suceden por que no consideras tu público, como servir comida típica mexicana en un evento para la comunidad judía, sin considerar alimentos Kosher, o quizás el evento es para gente vegana o vegetariana, es un evento donde habrá consumo y promoción del alcohol y tus invitados llevaron niños ¿imagina lo que pasaría?

Regla de oro; tener mucha claridad en la finalidad del evento y el público objetivo, para garantizar el éxito del evento, siempre.

Escucha a tu Cliente.

Conversa ampliamente con tu cliente, para saber que busca y que espera de ti, establecer que necesitas de él (información, imágenes, logos, etc.), presupuestos (aproximados), lineamientos o filosofía de la marca, costos, permisos, etc. para presentar tu propuesta.  Asegúrate de que no queden preguntas al aire. Si van a realizar cambios, anota los acuerdos y que el cliente esté consciente de ellos y los costos que involucra, preferentemente por escrito. Realiza minutas, para que todo que asentado y entendido.

Recuerda, puede ser que el cliente, no cuente con grandes presupuestos, pero la creatividad, es tu aliado, en la creación de grandes conceptos. Nadie creo el hilo negro, busca ideas, innovaciones, que se adapten a las necesidades de tu cliente y dale ese extra que seguro lo sorprenderá.

Ten Back Ups de todo.

Como parte de la producción del evento es  muy común que como organizadores de eventos, cuentes con tu equipo de proveedores  flores, catering, diseño y producción de stand, escenografía, entre otros; pero te será de mucha utilidad, conocer y estar abierto a otras opciones, tendencias, novedades, recuerda de pedir referencias de nuevos proveedores, conoce su trabajo, tener un “back ups”, es muy importante, saber a quien acudir  en casos de crisis o emergencia, como por ejemplo; si un proveedor te queda mal, no llega,  etc. Tener un as bajo la mano y saber manejar la situación, es la clave.

Conoce el Venue.

Siempre deberás conocer y estar al tanto de las condiciones y lineamientos del Venue, sanciones, limitantes, horarios de montaje, desmontaje, entradas y salidas para proveedores, si cuenta con estacionamientos, costos; mapa del lugar, baños, etc.  Esto te ahorrará muchos dolores de cabeza. Llegas al lugar… ¿Sabes si se permite mover mobiliario?, estás rodeado de obras de arte, ¿cuentan con seguro? ¿No querrás que tu cliente o tú terminen con cuentas estratosféricas al final del evento, cierto? Solicitaste un catering, que requiere refrigeración o el uso de hornillas, ¿consideraste el espacio, la renta de estos? No des por hecho nada, habla pregunta, para que tu evento salga de maravilla.

Minute by Minute.

El que, cómo, cuándo y contacto responsable de lo que pasa en tu evento. Documento que debe tener, todo el personal involucrado, para estar en constante comunicación, conocer horarios, responsables, proveedores, para que, en caso, de una eventualidad, sepan a quién acudir. 

Digamos que a las 13:00 h.  tiene programada la entrada de los proveedores, les diste la ubicación, pero no saben con quién van, no saben ni como se llama la responsable del evento, en que salón es, ellos solo van al montaje (que por absurdo que suene, créeme sucede), con este documento, en el formato que mejor te funcione, tendrán una herramienta que facilite la comunicación y apoyo, cuando lo necesiten

Check List.

Toda logística y coordinación de un evento, requiere de un seguimiento y un control, por ello es básico que, den seguimiento a todas las necesidades del evento, saber los aspectos que ya se cubrieron, te permitirá ver los avances, ver los pendientes, el status y su responsable. Recuerda compartirla con tu equipo para, que estén al tanto de lo falta por hacer y eficienticen esfuerzos.

Considéralo Todo.

El éxito de un evento depende de quién lo organiza, necesidades del evento, del cuidado en el detalle, la prevención, comunicación y la claridad. Desde el momento en que se expresan ideas, conceptos, requerimientos, hasta el final del evento.

Además de tus habilidades interpersonales y de negociación, manejo de crisis, la adaptabilidad, la reactividad y creatividad.

Piensa en todo aquello que pudiera tener impacto en tu evento:  voltajes del equipo, avisos de manifestaciones, clima, cantidad de personas que asisten, si puedes quitar o aumentar asientos etc. 

Digamos que te solicitan organizar, una Pool Party, ¿checaste el clima?, ¿Quizás pensaste que todo saben nadar, pero si no es así? ¿pensaste en un salvavidas, como medida de seguridad?

Ensayos y Pruebas.

¡Por piedad! Considera un tiempo prudente, para realizar pruebas en el equipo; desde audio, video, proyecciones, 3D, pirotecnia, es de no creerse la cantidad de evento donde las fallas técnicas se hacen presentes: micrófonos, no se escucha el video, no calcularon que la pirotecnia que causa destrozos, así que no te arriesgues, mejor programa, pruebas y ensayos, para modificar, hacer cambios o corregir a tiempo errores, que pudieran afectar tu evento.

Tu eres el experto. Ayuda a tu cliente.

Apoya a tu cliente, a veces sucede que los clientes tienen una idea, la cual no es viable, o que son contraproducentes para el objetivo que buscan.  Se honesto y expón tus inquietudes y sugiere una solución, esto es parte de tu trabajo, apoyar y orientar a tu cliente.

Por ejemplo, un cliente quiere un evento, donde sus invitados convivan con grandes felinos, sería muy irresponsable, si no le dices el riesgo que corren en nivel seguridad, las multas a las que podría haberse acreedor y las, mala imagen a la que se expone, socialmente con activistas animalistas y otras organizaciones. En tu labor como organizador de evento, quizás le propongas un evento, con el uso de tecnologías, que le permiten realizar una experiencia con una experiencia, en 3D y grandes felinos, proyecciones, etc.

Pero si no quieres complicarte, y quieres asegurar el éxito de tu evento, puedes contactarnos sin compromiso, y pedirnos una cotización.

Confía en nuestros más de 15 años de experiencia organizando eventos de alto nivel.

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